陕泾河社综办发〔2018〕2号
各街镇司法所：
现将《泾河新城社区服刑人员档案管理暂行规定》印发给你们，请按照规定要求，认真抓好落实。
泾河新城社会社会综合治理委员会办公室（代章）
2018年1月9日
泾河新城社区服刑人员档案管理暂行规定
第一章 总 则
第一条 为加强和规范辖区社区服刑人员档案管理工作，充分发挥档案的作用，确保社区矫正工作依法、有序开展，依据《中华人民共和国档案法》、《社区矫正实施办法》、《陕西省社区矫正实施细则》、《西安市社区矫正档案范本（2015修订版）》等有关规定，结合辖区社区矫正工作实际情况特制定本办法。
第二条 社区服刑人员档案是指社区矫正机构在对社区服刑人员进行监督管理、教育帮扶工作过程中所依据和形成的具有查考和凭证作用的文字、图片、声像、电子数据等各种载体和形式的历史记录。
第三条 社区服刑人员档案管理工作应纳入到司法行政档案管理体系，实行集中统一管理，保证档案的完整和安全，便于工作查考利用。泾河新城社会综合治理局负责对本辖区内社区服刑人员档案管理工作进行指导、检查和监督。泾河新城社会综合治理局、各街镇司法所负责社区服刑人员档案管理工作。
第二章 服刑人员档案立卷
第四条 泾河新城社会综合治理局和各街镇司法所应当在接到实行社区矫正的判决、裁定、决定等法律文书时分别建立执行档案和工作档案,一人一档。执行档案编号为XXJH（年份）矫执字第×××号；工作档案编号为JH（年份）+街镇拼音缩写大写矫工字第×××号。
第五条 执行档案目录
（一）社区矫正人员基本信息表；
（二）起诉书、判决书、裁定书（或决定书）；
（三）执行通知书、结案登记表；
（四）接受社区矫正保证书；
（五）社区矫正告知书；
（六）社区矫正人员报到通知单（回执）；
（七）社会调查评估委托书；
（八）社会调查谈话笔录及相关单位证明材料；
（九）调查评估意见书；
（十）社区矫正人员进入特定区域（场所）审批表；
（十一）社区矫正人员外出（居住地变更）审批表；
（十二）对社区矫正人员给予警告等决定书；
（十三）对社区矫正人员提出治安管理处罚、提出撤销缓刑、假释、收监执行、减刑等建议书和审核表；
（十四）解除社区矫正通知书（存根）；
（十五）解除社区矫正证明书（存根）；
（十六）社区矫正人员死亡的，死亡证明、法医鉴定、社区矫正人员死亡通知书（存根）等有关材料；
（十七）其他应当归档的重要材料。
第六条 工作档案目录（应当留存执行档案副本）。
（一）社区矫正人员基本信息表（执行档案信息表复印件）；
（二）起诉书、判决书、裁定书（或决定书）；
（三）社区矫正人员报到通知单回执（留存局机关联）；
（四）执行通知书；
（五）接受社区矫正保证书；
（六）社区矫正告知书；
（七）社区矫正人员报到通知单；
（八）社区矫正宣告书；
（九）入矫谈话笔录；
（十）社区矫正责任书；
（十一）社区矫正监督协议书；
（十二）社区矫正志愿者帮教协议书；
（十三）社区矫正人员帮教小组成员信息表；
（十四）社区矫正人员管理等级评估表及评估报告；
（十五）矫正方案；
（十六）社区矫正人员周汇报记录簿；
（十七）社区矫正人员月思想汇报；
（十八）教育学习情况记载簿；
（十九）社区服务考核记录簿；
（二十）社区矫正工作者走访记录簿；
（二十一）走访谈话笔录；
（二十二）帮困解难记录簿；
（二十三）社区矫正人员外出（居住地变更）审批表及准假通知书；
（二十四）社区矫正人员进入特定区域（场所）审批表；
（二十五）社区矫正人员行政奖惩记录表；
（二十六）社区矫正人员行政奖惩审批表；
（二十七）社区矫正人员警告审批表及决定书；
（二十八）社区矫正人员行政奖励（惩处）通知书；
（二十九）提请治安管理处罚（撤销缓刑、撤销假释、收监执行、减刑）审核表及建议书；
（三十）社区矫正人员考核表；
（三十一）社区矫正人员年度评定表；
（三十二）社区矫正人员解除矫正前个人总结；
（三十三）社区矫正人员期满鉴定表；
（三十四）解除社区矫正宣告书；
（三十五）解除社区矫正证明书（复印件）；
（三十六）解除社区矫正通知书（复印件）；
（三十七）社区矫正人员死亡通知书（复印件）。
第三章 档案的规范
第七条 社区服刑人员因解除矫正、死亡、被收监执行或因违反规定、重新犯罪让撤销缓刑的，泾河新城社会综合治理及各街镇司法所应在一个月内对其档案进行整理，立卷装订，打印页码，填写目录，形成完整的档案。
第八条 各街镇司法所将期满解除的社区服刑人员工作档案整理装订成卷后，及时交付泾河新城社会综合治理局，由泾河新城社会综合治理局将执行档案和工作档案进行查验后合并编号，档案编号为（年份）JH解字第×××号，按照时间顺序统一归档保存。
第九条 社区服刑人员档案中的纸张使用和文书填写，应统一使用A4纸张和黑色中性笔填写，档案内容不得有空项，没有具体内容的应填写“无”，各街镇司法所盖章签字地方应使用红色印泥加盖公章或签字。
第十条 社区服刑人员档案中的所有签名一律使用姓名全称，不得代签、略写，不得越出装订线，并在姓名下注明时间（年月日）后按捺指印。
第十一条 文书制作格式中文件标题字体一般用二号方正小标宋简体，正文字体一般用三号仿宋GB2312。栏目较多的表格式文书，填写时可用小四号仿宋GB2312体字。
第十二条 社区服刑人员档案采用左侧按卷装订的方式。纸质材料应用线装订，不得使用曲别针等金属物品。案卷封面和目录按照要求规范填写。
第四章 档案的管理
第十三条 建立完善的社区服刑人员电子档案，实现纸质档案和电子档案同步管理、信息互通、资源共享。
第十四条 图片、音频和视频资料应当辅以文字说明，电子数据刻录成光盘，与纸质档案同档保存。
第十五条 社区服刑人员档案的保管期限为五十年，从解除社区矫正之日起计算。
第十六条 档案管理人员须严格遵守保密制度，不得泄露档案内容，不得丢失、抽取、篡改、销毁档案，确保档案安全。
第十七条 泾河新城社会综合治理局及有条件的司法所应设立专门的档案室，档案室应具备保密、防盗、防火、防渍、防潮、防有害生物等基本保管条件，室内应当保持清洁、整齐、通风。
第十八条 档案管理人员每年应定期对档案进行检查和清点，发现破损、变质、字迹褪色或被虫蛀、鼠咬的档案应当及时采取措施，并进行修补和复制。发现丢失的，应当立即报告，并负责查找。
第十九条 社区服刑人员经批准变更居住地的，泾河新城社会综合治理局应当自作出变更决定之日起三个工作日内，将社区服刑人员档案移交新居住地县级司法行政机关并办理交接手续。
第二十条 销毁档案应编制销毁清册，并报经泾河新城社会综合治理局主管领导批准后送指定地点销毁，由两人以上监督销毁并记录档案销毁的具体事项。
第二十一条 建立社区服刑人员档案的归档、移交和销毁登记制度，记录社区矫正档案的归档、移交和销毁工作的具体事项。
档案管理人员因工作调动或其他原因不再从事档案管理工作的，应当做好档案交接工作，办好交接手续。
第五章 档案的查阅
第二十二条 查阅社区服刑人员档案，必须履行审批登记手续。外来人员查阅，须持县（市、区）以上人民政府或政法机关介绍信，经泾河新城社会综合治理局（西安市司法局、西咸新区社会综合治理局）批准，填写《社区服刑人员档案查阅登记表》，在指定地点阅卷。无关人员一律不得查阅社区服刑人员的档案。社区矫正机构内部人员查阅，须经部门领导同意。
第二十三条 查阅社区服刑人员档案时，不得遗失、涂改、拆散、裁剪、钩划、批注。未经批准不得拍照、复印。
第二十四条 未成年社区服刑人员的档案应当单独存放并予以封存，未经泾河新城社会综合治理局（西安市司法局、西咸新区社会综合治理局）允许不得向任何单位和个人提供。司法行政机关为办案需要或者有关单位根据国家规定进行查询的，应严格办理相关手续。依法进行查询的单位，应当对被封存的犯罪记录的情况予以保密。
第六章 附 则
第二十五条 本办法由泾河新城社会综合治理局负责解释
第二十六条 本办法自印发之日起执行。
